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        医院经济合同管理策略探析

        [摘要]以上海地区医院为背景,分析公立医院经济合同管理存在的问题,从健全经济合同管理内控机制、完善经济合同管理制度、加大经济合同跟踪监管力度、加强内部审计监督四个方面,探讨经济合同管理策略,为公立医院内部控制工作提供参考。

        [关键词]公立医院;经济合同管理;内部控制

        经济合同管理是对合同从商谈开始直至签订、执行以及终止全过程进行的管控工作,主要负责对外签订的数量、类别增加、采购物资以及宣传、服务等多个领域,是单位内控体系中非常关键的内容,需加以重视。内部审计监督是经济合同管理内部控制得以有效落实的根本保障。本文以上海地区医院为背景,分析公立医院经济合同管理存在的风险、问题,为公立医院内部控制建设提供借鉴。

        1公立医院经济合同管理存在的风险

        公立医院内部经济行为包括相关设备、物资以及物业管理等方面,存在以下风险。

        1.1价格风险

        公立医院在发生经济行为的过程中,价格差异明显,若经济合同内没有设置约定价格,或明确价格的方式以及依据等,便会出现问题,导致购买价格与实际价格之间出现差距,造成医院资金浪费以及投入增加等一系列风险。

        1.2质量风险

        公立医院如果发生经济行为,其质量具有不确定性[1]。若经济合同内没有明确表明对提供服务或产品质量的控制和约束,会导致物资、设备以及物业管理等存在质量问题,为医院带来不必要的经济损失。1.3法律风险医院发生经济活动期间,会面临经营单位在经营行为、安装、运输、施工过程中的风险,如安全事故或医疗纠纷等,面临法律风险。1.4其余风险公立医院经营期间发生的经济行为面临合同标的疏漏、没有按照规定签订合同、合同对方与主体资格不符等问题,都会影响医院合法权益,使其面临风险。出于对上述风险的考虑,公立医院内部经济部门务必重视经济合同管理工作,对容易出现的风险严加控制,保障医院正常运营。

        2公立医院经济合同管理要点

        2.1合同主体信息

        公立医院签订经济合同之前,需了解对方信息,主要包括企业营业执照、工商登记情况、注册资金、法人代表等,以保证自身权益[2]。没有被授权的部门或未取得营业执照的企业,都不具备签订合同的资格。这是目前1.华东疗养院,江苏无锡214065公立医院经济合同管理过程中需要注意的重要问题之一。

        2.2经济合同条款

        经济合同明确了签订双方的权利、义务,双方在签订经济合同时,务必详细阅读每项条款,保证内容清晰缜密,不存在任何纰漏,以免导致后期纠纷[3]。

        2.3经济合同监管

        为了保证经济合同的有效性(签订流程见图1),公立医院需设置专门的监管部门,对经济合同进行监督与管理,重点监督合同落实情况,以免经济合同印章与授权被滥用,导致一些不必要的纠纷。若出现经济合同纠纷,需在合同有效期内积极行使权利,全面维护公立医院权益。

        3公立医院经济合同管理存在的问题

        3.1管理人员缺乏重视

        当前,有些公立医院管理者认为医院属于事业单位,主要目的不是营利,突出强调公益性,对经济合同管理的重视不足,未能充分认识到经济合同管理是医院管理的基础性工作,出现“重服务、轻管理”问题,尤其在医疗工作较为繁重时,经济合同管理为医疗服务让步的现象时常出现。

        3.2管理制度不够完善

        公立医院经济合同管理一方面关系到社会、市场,另一方面也关系到不同科室,必须要有完善的管理制度进行约束[4]。当前,一些医院经济合同管理制度依然不够完善,无法满足医院经济管理方面的需求。3.3医院内部组织结构有待完善组织结构与人才是做好医院管理工作的基础,尤其是经济合同管理工作,必须要有完善的机构以及高素质人才作为保障[4]。结合当前形势,一些医院在内部机构设置以及人员配置方面与经济合同管理的实际需求不符,影响了医院运营。

        3.4投入少、效率低

        随着信息技术的发展,使用先进的信息技术进行经济合同管理,已成为当前社会的共同认知。这就需要公立医院增加资金投入,采购相应的设备。然而个别医院认为不如将资金投入到医疗设备中,所以对经济合同管理设备采购的资金投入一省再省,导致经济合同管理操作方式效率低,效果不明显。

        4公立医院经济合同管理策略

        4.1健全经济合同管理内控机制

        4.1.1完善合同管理机制按照我国《合同法》,结合公立医院当前运营实际,完善经济合同管理机制。对合同从签订到最终的存档环节均要做出相应规定,并明确各部门承担的职责,使经济合同管理工作有据可依。4.1.2建立经济合同联审会签机制有关人员需要对经济合同联审会签程序、具体审核内容、使用方法等进行明确,签订经济合同之前,审计、财务、监察等部门须进行必要审查,并在合同审批表中表明审核建议[5]。同时,为有效规避经济合同隐藏的政策与经济风险,针对重要的经济合同,医院需聘请专门的法律顾问,对合同内容逐条审核,并附上签署建议。4.1.3健全经济合同履行机制签订经济合同后,公立医院需确定合同实施的具体流程以及相关人员承担的管理职责,定期考核合同执行情况,将考核结果作为管理人员绩效奖励的重要依据,以提高各部门对经济合同管理的重视程度。

        4.2完善经济合同管理实施制度

        4.2.1审批管理经济合同涉及的种类以及部门较多,加上对技术的要求也存在较大差异,公立医院职能部门必须各司其职,严格掌握合同条款的制定与落实情况。优化审批流程,加强审批监管力度,使经济合同更具时效性。签订经济合同前,医院有关部门需积极论证经济事项,合同主管部门做好合同内容的拟定工作,财务、审计以及监察等部门积极参与到经济合同审核中,经分管领导确认,最后由管理人员审批签章[6]。当合同进入到非正式签订程序后,合同经办部门需要将涉及的全部资料送至办公室,并安排专人对其进行登记、编号、归档。经济合同的草拟稿以及成文稿等,要送至财务科、审计科备查,合同原件则留在经办部门。

        4.2.2付款管理付款管理是经济合同实施最为关键的一个环节,同时也是内控的重点。相应的职能部门需按照合同规定,办理好合同款项的所有支付手续。4.3加大经济合同跟踪监管力度

        4.3.1合同签订环节(1)正式签订经济合同前,医院内部审计需要对物资与劳务采购、工程项目投资等相关经济事项决策进行审查,掌握经济事项相关内容,做好经济合同审计的准备工作。对科室申请的采购方案、管理人员的批复文件等进行严格审查,确保其与物资采购流程规定相符,尤其是大型设备采购以及基建工程等,都要严格执行“三重一大”规定。(2)对医院各经济事项,内部审计要审查其是否需要通过政府集中采购、单位内招标议价等方式进行;对符合招标采购规定的经济项目,确定其是否按照政府集中招标管理要求组织招标采购工作;对超出限额的经济项目,确定其是否按照要求通过竞争性谈判、单位内部招标议价等方式明确合同价格[7]。内部审计需积极参与到经济事项招标工作中,掌握书面记录,以及合同签订的服务承诺和设备配置等,保证合同价格的合理性。(3)合同文本签订后,医院内部审计需重视对合同文本的审核,做好管控工作。第一,审核签约对方的资信与履约能力,重点包括合同事项符合法律规定、合同主体资格合法,并具备履约能力,合同内容和招标内容相同。第二,审核合同条款是否严谨,重点围绕商务条款内有关合同价款、支付条件等诸多内容和招标、议标结果的一致性进行审核,以及关注预留质保金的合理性、违约责任与解决手段的有效性等。第三,审核经济合同送审资料,包括招投标文件以及中标通知书等,必须保证合同文本的规范性、内容的真实性、表述的严谨性,以免出现风险。

        4.3.2合同实施环节项目施工、设备采购、履行服务三种合同在经济合同中约占90%,内部审计人员需以此为抓手,严格履行合同规定,做好管控工作。项目施工期间,内部审计应关注如下几方面。第一,详细检查工程量,确认流程是否存在与内控规定不符之处;验收隐蔽工程,为工程造价结算审计提供参考,规避价格风险。第二,合同实施期间,对由于设计变更等诸多因素形成的签证工程量组织审查。第三,工程项目竣工后,应严格审查工程结算,如果项目结算涉及的造价金额较大,需由外部造价咨询公司负责审计。第四,通过建立台账的方式,做好项目预付款、进度款、预留质保金等管控工作,合同执行部门必须严格按照合同规定的支付形式、比例支付进度款,以免出现工程款超进度以及超比例支付等问题[8]。同时,设置工程进度款支付预警体系,如果累计支付金额超出设置限额,会及时发出预警,最大限度的规避合同支付风险。采购设备、履行合同期间,内部审计部门需着重检查合同签订对方提供的设备产地以及生产厂商等是否符合规定,相关设备开箱验收以及入库手续是否完善,是否以合同约定的付款期数与比例支付货款;另外,需支付质保金,要认真检查培训记录,并且对设备售后维护记录进行审查,确保合同双方按规定履约。履行服务合同期间,医院内部审计部门需要对签订方的考勤情况进行检查,要求根据考勤制度记录每日出勤情况,确保每月考勤登记中到岗人数和合同核定人数一致,并按照合同条款规定的服务内容及提出的质量要求做好服务工作。医院内部各科室需要对合同签约方提供的服务质量及态度进行审查,最终结果作为支付合同款的主要凭证,若与合同要求不符,则在合同价款中扣除。

        4.4提高内部审计监督水平

        医院要重视经济合同管理,完善内部审计制度。提升内部审计组织水平,使内部审计工作更具权威,确保经济合同管理的相关意见能够落实。经济合同审计工作具有专业性、综合性,审计工作人员不仅要熟知经济合同规定,还要了解工程以及经济管理的相关知识,因此要完善内部审计人员结构,引进一些专业能力强、素质高的审计人才,使医院审计人员更加多元化,确保经济合同管理的有效性。同时,开展不同渠道以及模式的培训,组织审计人员参加,提升其审计专业水平,保证经济合同审计的效率与质量,最大程度规避审计风险。

        参考文献

        [1]刘畅,王起忠,崔世军,等.基于COSO(2013)医院经济合同管理初探[J].中国医药导报,2016(27):175-178,183.

        [2]王莉.医院合同管理存在的问题与管控[J].饮食保健,2017(24):362-363.

        [3]张淑琴,梁金凤,于丽平,等.建立精细化合同管理模式推动公立医院内控建设[J].卫生经济研究,2017(8):65-68.

        [4]沈婕.浅析县级公立医院经济合同审计管理方式的探索[J].中国经贸,2014(8):278-279.

        [5]刘永文.论加强公立医院经济管理的方法措施[J].中国管理信息化,2016(13):164-166.

        [6]李玉丹,王峥,倪震勇.公立专科医院经济合同采购的廉政风险及防范[J].现代医院,2017(10):1436-1439.

        [7]张Z,卢宁,孙丹平,等.探讨大型公立医院经济合同审计的风险识别与控制措施[J].中国卫生经济,2016(12):114-115.

        [8]冯仁娟.分析大型公立医院经济合同审计的风险识别与控制措施[J].大科技,2017(20):247-248.

        作者:许晔 单位:华东疗养院

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